Hybride Arbeitsmodelle haben – als Folge der Corona-Pandemie – in zahlreichen Unternehmen Einzug gehalten. Seitdem sind Onlinemeetings nicht mehr wegzudenken. Die Meetingkultur der Unternehmen, gerade mit Blick auf diese hybriden Strukturen, effektiver und konstruktiver auszurichten, ist das Anliegen der ELO Digital Office CH AG.
Die Devise von ELO lautet: Zeitersparnis dank intelligenter Vor- und Nachbereitung. Der ECM-Hersteller ist in Sachen digitale Prozesse und Konzepte für New Work gut aufgestellt: Bereits seit Jahren unterstützt er seine Kunden mit verschiedenen Fachbereichslösungen rund um den digitalen Posteingang, das Rechnungs- und Vertragsmanagement, Bewerber-, Weiterbildungs- und Wissensmanagement sowie die digitale Personalakte. Neu ist ein digitales Sitzungs- beziehungsweise Meetingmanagement in den Varianten ELO Meeting und ELO Meeting Premium.
Das Konzept überzeugt rundum
Alle Berechtigten haben sowohl vom Büro aus als auch von unterwegs oder dem Homeoffice Zugriff auf die Software. Die Tools sorgen für eine fristgerechte Durchführung von Besprechungen und Sitzungen sowie hohe Effizienz – dank integrierter Kalender-App und einer optionalen Einbindung in Microsoft Teams. Zudem ermöglichen sie eine automatische Anwesenheitsprüfung der Teilnehmer sowie die Erstellung von Notizen, die je nach individueller Einstellung in den Kategorien persönlich, öffentlich oder protokollrelevant erfolgen kann. Abstimmungen sind per Handzeichen oder via Endgerät möglich und werden protokolliert. Ausserdem lassen sich sowohl den Teilnehmern als auch weiteren Mitarbeitern komfortabel Aufgaben zuweisen. Im Nachgang werden die Notizen, Beschlüsse und Entscheidungen in einem Protokoll zusammengefasst und dieses als PDF bereitgestellt und verteilt. Über eine nahtlose Verknüpfung mit der ELO ECM Suite lassen sich alle verarbeiteten Daten im Repository rechtskonform ablegen und dank leistungsstarker Suchengine schnell wieder auffinden. Zudem können die autorisierten Anwender die gesamte ECM-Funktionalität wie etwa Berechtigungskonzepte, Collaboration-Tools oder Workflows nutzen. Letztere beispielsweise, um Vorlagen, Tagesordnungen oder Protokolle in Umlauf zu bringen und eine Freigabe dafür einzuholen.
Ob in der Variante für Microsoft Teams und kleinere Meetings oder in der grösseren Ausbaustufe für Konzerne, Verwaltungen und Gremien: Die beiden Produkte ELO Meeting und ELO Meeting Premium überzeugen durch ihre durchdachte Struktur, die keine Fragen offenlässt. Sie bieten jeweils eine vielfältige Lösung, die auf die Anforderungen einer modernen Meetingkultur eingeht und intelligente und sinnvolle Antworten auf Fragen gibt, die sich Unternehmen aktuell in Bezug auf die Organisation und Durchführung hybrider Meetings stellen. ■
