Mit über 22 Jahren Erfahrung bei der Implementierung von Komplettlösungen für das Dokumentenmanagement ELO (DMS/ECM/EIM) verfügt die Optive AG über ein fundiertes Wissen. Dies dank der Erfahrung von über 700 erfolgreichen Projekten und 60 eigenen Schnittstellen zu Drittsystemen.
Mit der leistungsstarken Software für Enterprise-Content-Management (ECM) lässt sich das Unternehmen im Handumdrehen digitalisieren. Die ELO ECM Suite ist das Herzstück des ELO Portfolios und damit auch die Basis der Digitalisierung. Sie automatisiert Geschäftsprozesse, verschafft Zeit und revolutioniert die Zusammenarbeit.
Out-of-the-box-Lösung
Als Out-of-the-box-Lösung bietet ELO eine effiziente Unterstützung der digitalen Prozesse. Die revisionssichere Archivierung, das Dokumentenmanagement und die Workflows bilden die drei Grundfunktionen der ELO ECM Suite. Darüber hinaus decken die ELO Business Solutions Unternehmensbereiche wie Rechnungsmanagement (Kreditoren-Workflow), HR-Bewerbermanagement, digitale Personaldossiers, Sitzungs-, Vertrags-, Wissens-, Besucher-, Weiterbildungs- und Meetings-Management ab. Weitere benutzerspezifische Unternehmensbereiche können ebenfalls durch ELO Business Solutions professionell abgewickelt werden. Die ELO Business Solutions sind intelligente, branchenspezifische Lösungen, welche sofort einsetzbar und auf individuelle Kundenwünsche angepasst werden können. Hierbei werden auch gesetzliche Normen (DSGVO) eingehalten.
Nahtlose Implementierung
Dank der nahtlosen Implementierung im ELO werden alle Informationen und Dokumente sicher und zentral aufbewahrt. Für die Anwender sind diese jederzeit abrufbar und die Integration von Microsoft Office ermöglicht eine bequeme Bearbeitung. Im Bereich Zusammenarbeit bietet ELO den Dokumentenfeed an. So können Informationen direkt im Tool ausgetauscht werden wie z. B. Umfragen. Die Integrationen in Microsoft Teams und Sharepoint runden das digitale Arbeiten ab. Mit der offenen API-Schnittstelle ist auch die Anbindung an Drittsysteme gewährleistet und Outputs werden möglich. Die Applikation ist Java- und webbasiert. Somit ergibt sich die Möglichkeit, nicht nur lokal auf Dokumente oder Workflows zuzugreifen, sondern auch von unterwegs.
Mehr Sicherheit und Effizienz
Die SQL-Struktur der Datenbank ermöglicht eine schnelle Verarbeitung der Dateien. Das ist die Grundvoraussetzung für die leistungsstarke Suchfunktion von ELO. Durch die Dokumentierung der Versionierung von bearbeiteten Dokumenten kann jederzeit auf alle erstellten Versionen zurückgegriffen werden. Es lässt sich nachvollziehen, wer zu welchem Zeitpunkt etwas an einem Dokument geändert hat. So erübrigen sich Rückfragen und dem Unternehmen wird mehr Sicherheit eingeräumt. Zudem müssen die Dokumente nicht mehr in physischer Form aufbewahrt werden, was dem Unternehmen mehr freie Fläche verschafft. Mit ELO Professional können z. B. bis zu 2,3 Milliarden Dokumente gespeichert werden. Das hat in den über 22 Jahren noch keiner der 700+ Kunden geschafft.
Workflows
Die Workflows stellen die Prozesse transparent dar. Die Abwicklung der Aufgaben wird durch dieses praktische Tool zielführender. So wird jederzeit Einblick auf das Geschehen gewährt und man kann durch entsprechende Massnahmen reagieren. Die Workflows sind minutengenau steuerbar und können durch vordefinierte Hierarchiestufen beeinflusst werden, unter anderem, wenn eine Aufgabenfrist nicht eingehalten wird. Zur Auswertung aller Informationen ergibt sich zusätzlich die Möglichkeit, individuelle Dashboards und übergreifende Auswertungen mit dem inkludierten Modul ELO Analytics einzurichten. ■