Das Hotelgewerbe in der Schweiz hat es in diesen Zeiten wahrlich nicht leicht. Trotz geringer Auslastung vieler Häuser, vor allem in den Städten, muss der Betrieb in vielen Hotels weiterhin so wie bisher funktionieren, um den gewohnt hohen Standard der Schweizer Hotellerie aufrechterhalten zu können.
Das bedeutet aber auch, dass trotz ausbleibender Gäste die Kosten weiterlaufen, die Margen sinken und die administrativen Herausforderungen unverändert hoch bleiben oder sogar noch steigen. Das Schweizer Unternehmen Graphax AG aus Dietikon bei Zürich bietet seit geraumer Zeit exakt dafür eine entsprechende Branchenlösung an. Durch eine intelligente Digitalisierung der administrativen Vorgänge durch das Vernetzen aller vorhandenen Hotelsysteme und das Einbinden aller benötigten Daten und Dokumente können so massive Ressourcen eingespart werden. Das Unternehmen verfügt über profunde Erfahrung im Hotelsegment und hat bereits viele der führenden Schweizer Hotels erfolgreich digitalisiert. Das Hauptaugenmerk liegt hier eindeutig beim sinnvollen Management der Daten, also dem richtigen Umgang mit Informationen.
Intelligentes Informationsmanagement
Die Verwaltung der Daten erfolgt daher mittels eines intelligenten Informationsmanagements, des Enterprise Content Management System, kurz ECM genannt. Durch die Anreicherung der Daten mit auf die jeweiligen Prozesse vordefinierten Metadaten können so alle benötigten Dokumente und Daten mit einer einfachen Suchfunktion gefunden werden. Dank der verwendeten künstlichen Intelligenz (KI) werden dem User zudem die für ihn relevanten Daten zuerst angezeigt. Die Mitarbeiter arbeiten dank des modernen Versionsmanagements immer am aktuellen Dokument, Sicherungskopien und Datenfriedhöfe gehören der Vergangenheit an. Auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen ist gewährleistet, kommt es doch durch die sofortige Verfügbarkeit der aktuellen Daten nicht mehr zu zeitaufwendigen Abarbeitungsreihenfolgen, unnötige Wartezeiten werden dadurch eliminiert. Sollten einmal neue Software-Komponenten eingebunden werden, für die noch keine entsprechenden Schnittstellen vorhanden sind, entwickeln die Software-Ingenieure die entsprechenden Konnektoren einfach selbst. Dank der langjährigen Erfahrung im ECM-Umfeld verstehen die Spezialisten von Graphax ganz genau die Bedürfnisse des Hotelgewerbes, wissen um die Schwachstellen und können so massgeschneiderte Lösungen für die jeweiligen Anforderungen anbieten.
Prozesse automatisieren
Die Vorteile für eine Digitalisierung der administrativen Prozesse liegen also auf der Hand. So haben die Mitarbeiter nun die Gästehistorie mit allen dazugehörenden Daten komplett im Blick, alle hotelinternen Umsysteme sind verknüpft und der Datenaustausch funktioniert direkt. Ein leidiges Thema in vielen Hotels ist der Umgang mit den vielen Offerten, Lieferscheinen und Rechnungen. Durch geschickt vordefinierte Prozesse können diese Aufwände jetzt nahezu automatisiert werden. Die Durchlaufzeiten eines Geschäftsprozesses sind nun einfach schneller. Der Datenzugriff kann theoretisch von überall erfolgen, Zugriffs- und Freigaberechte sind einfach zu definieren, die geschäftsrelevanten Dokumente werden automatisch Compliancekonform abgelegt. Für das Management des Hotels ergeben sich auch neue Möglichkeiten. Durch den 360-Grad-Blick auf alle Vorgänge ist es jederzeit im Bilde, kennt bei Bedarf alle Vorgänge bis ins Detail. Die aktuelle und sofortige Bereitstellung der Daten kann in jedem Fall als verbindliche Entscheidungsgrundlage dienen. Schlussendlich können durch ein intelligentes Informationsmanagementsystem viele zeitraubende und arbeitsintensive Prozesse automatisiert und die frei werdenden Ressourcen anders eingesetzt werden. ■