Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisiert haben, sind schneller, neue Geschäftsmodelle zu entwickeln, Produkte zu individualisieren, Kosten zu senken und Kunden auf der Customer Journey adäquat zu begleiten.
Das digitale Unternehmen befindet sich schon auf der Marschroute in die digitale Zukunft. Es wandelt sich vom analogen, papierbasierten Unternehmen durch DMS, Prozessautomatisierung und künstliche Intelligenz (KI) hin zum intelligenten, vernetzten Unternehmen. Dieser digitale Weg bietet grosses Potenzial zur Steigerung der Wertschöpfung. Viele Unternehmensbereiche profitieren stark von der Digitalisierung, sowohl in streng strukturierten Abläufen, die durch Automation gewinnen, als auch in wissens- und fallbasierten Geschäftsprozessen, die sich mit digitalen Workflows deutlich optimieren lassen. Anwendungsbeispiele sind über alle Branchen hinweg zu finden, z. B. in der Schadenregulierung bei Versicherungen, bei der Kreditvergabe und Kontoeröffnung oder im Gesundheitswesen. Branchenunabhängig setzen alle Unternehmen z. B. auf eine digitale Rechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder digitale Personaldossiers. Aber wie erreicht man diese Ziele? Ein Fragenkatalog hilft zu erkennen, auf welchem Streckenabschnitt der digitalen Marschroute sich ein Unternehmen befindet und welche Schritte es noch gehen muss.
Streckenabschnitte auf dem Weg zum intelligenten, vernetzten Unternehmen
Vom computergestützten Arbeiten in einzelnen Abteilungen bis zum intelligenten Unternehmen gibt es eine grosse Bandbreite an Digitalisierungsgraden. Wie ist der Stand der Dinge?
1. Existiert ein abteilungsübergreifendes Informationsmanagement? Wie durchgängig wird die Digitalisierung umgesetzt? Wie viel Papier gibt es noch?
2. Gibt es Informationsinseln, die aufgelöst oder vernetzt werden können?
3. Wie durchgängig digital werden Prozesse umgesetzt? Wie viele laufen IT-gestützt, aber noch manuell ab? Wie viele sind komplett automatisiert?
4. Gibt es digitale Prozesse für die Zusammenarbeit und den Informationsaustausch mit Kunden, Partnern und Lieferanten?
5. Können Mitarbeiter mobil an Geschäftsprozessen teilnehmen oder enden ihre digitalen Prozesse an der Unternehmensgrenze?
Um all diese Schritte zu gehen, ist eine Enterprise Content Management (ECM)-Strategie gefragt – und Informationen sind hierbei das A und O.
Zentraler Zugang zu Informationen
Datenbanken, Server, ERP, CRM, Microsoft Sharepoint, Fileverzeichnisse – die Informationen eines Unternehmens sind oft an unterschiedlichen Orten isoliert und schwer auffindbar gespeichert.
Um diese Inhalte vollständig in Geschäftsprozesse im Sinne von Content Federation zu integrieren, bedarf es einer state-of-the- art ECM-Lösung, die isolierte Ablagesysteme integriert und die benötigten Dokumente und Informationen über die Suche, man spricht von Enterprise Search, greifbar macht. ECM verbindet Dokumentenmanagement, Collaboration sowie Workflows in einem System. Neueste Technologien haben zusätzlich mit sogenannten Cognitive Services künstliche Intelligenz (KI) im Kern verankert, um Informationen automatisiert zu analysieren, klassifizieren, extrahieren und proaktiv bereitzustellen. Mitarbeiter finden mit der Enterprise Search des ECM-Systems systemübergreifend Dokumente, Daten, elektronische Akten, Aufgaben oder Vorgänge. Die Informationen können ohne Medienbrüche in Geschäftsprozessen genutzt werden.
Passgerecht automatisiert und höchst kollaborativ
Eine durchgängige ECM-Lösung vereinheitlicht typische Geschäftsprozesse wie die automatisierte Erfassung von Belegen, deren Zuordnung, Prüfung, Abgleichung und interne Freigabe. Sie vernetzt Abteilungen und bindet externe Geschäftspartner ein – und alle Beteiligten können auf eine verlässliche gemeinsame Informationsbasis zugreifen.
Bereit für die Zukunft
Digitalisierung ist ein permanenter Prozess. Wer den Weg weitergeht, bleibt flexibel und kann sich schnell auf neue Marktbedingungen einstellen. Ob hybrid, on-premises oder in der Cloud – eine ECM-Lösung ist die richtige Basis für das digitale, vernetzte und intelligente Unternehmen. Warum? ECM teilt Informationen und vermehrt Wissen. Es vernetzt Kollegen, Bereiche und Partner. Es integriert künstliche Intelligenz, um Erkenntnisse aus unstrukturierten Inhalten zu gewinnen. Es macht Unternehmen erfolgreicher, weil Informationen jederzeit und überall im Kontext zur Verfügung stehen, um schnellere und bessere Entscheidungen treffen zu können. ECM schafft transparente Prozesse, automatisiert Routinetätigkeiten und erleichtert Mitarbeitern die tägliche Arbeit. ■
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