Die Gemeinde Binningen will ihren Bürgerinnen und Bürgern einen noch besseren Service bieten. Gemeinsam mit dem Kanton Baselland und der Post baut sie deshalb bis 2023-25 ein neues, kundenorientiertes Webportal auf. Für effiziente Abläufe arbeitet die Gemeinde mit ePost.
Geht es um Verwaltungsgeschäfte, sind die Bürgerinnen und Bürger häufig mit fixen Schalteröffnungszeiten und Bearbeitungszeiten konfrontiert. Die Gemeinde Binningen will das ändern. «Das Ziel ist es, den Kontakt zwischen Bürgerinnen und Bürgern und der Verwaltung möglichst einfach, angenehm sowie unabhängiger von Ort und Uhrzeit zu machen», sagt Verwaltungsleiter Christian Häfelfinger. Geplant ist zum Beispiel, dass die Einwohnerinnen und Einwohner ihre Adress- und Kontaktdaten in Zukunft selbst aktuell halten. Im Gegenzug werden sie online sehen können, wie weit die Bearbeitung ihrer Anliegen schon fortgeschritten ist.
Daten statt Papier
Ein erster wichtiger Schritt, um dieses neue Portal zu ermöglichen, ist die Digitalisierung des Gemeinde-Posteingangs. Wie viele Verwaltungen arbeitet Binningen teilweise mit digitalen Daten, teilweise mit Papierdokumenten, die manuell verteilt, bearbeitet oder eingescannt werden müssen. «Das Nebeneinander von Daten und Papier verlangsamt alle Prozesse. Diesen gordischen Knoten durchschlagen wir nun mit dem neuen Verfahren», erläutert Christian Häfelfinger.Die Gemeinde Binningen nutzt in Zukunft die Dienstleistung «ePost». Damit garantiert die Schweizerische Post die sichere, vertrauliche und effiziente Digitalisierung der eingehenden Korrespondenz. Alle physischen Briefsendungen werden in einem gesicherten Scanzentrum eingescannt. Der Adressat - zum Beispiel Einwohnerdienste, Steueramt oder Sozialamt - wird automatisch erkannt und das Dokument einem speziellen Postfach zugeordnet. Postfach zugeordnet. Nur die Mitarbeitenden der entsprechenden Abteilung können darauf zugreifen. So ist der Datenschutz auch innerhalb der Verwaltung gewährleistet.
Viele Vorteile
«Die Post garantiert die Einhaltung des Briefgeheimnisses, und zwar auf Papier wie auch digital. Das ist für uns eine grosse Erleichterung, denn alle Fragen bezüglich Geheimhaltung, Vertraulichkeit und Sicherheit sind damit auf einen Schlag gelöst», sagt Christian Häfelfinger. Die Effizienzgewinne kämen der gesamten Verwaltungsarbeit zu Gute: «Mit digitalisierten Dokumenten gewinnen wir Tempo und Flexibilität, vor allem zusammen mit der digitalen Signatur. Unsere Mitarbeitenden müssen nicht mehr zwingend vor Ort sein, um Dokumente zu bearbeiten oder zu unterschreiben. Das beschleunigt die
Abläufe.» Die Einführung von ePost in der Gemeindeverwaltung wird in den nächsten Monaten erfolgen. Dabei arbeitet die Gemeinde Binningen eng mit den Experten von ePost zusammen. «Die Bearbeitung, Verteilung und Archivierung von Papierpost nimmt in den meisten Verwaltungen sehr viel Zeit in Anspruch. Wenn diese zentrale Bremse gelöst wird, laufen alle Zahnräder schneller», sagt Jean-Daniel Andrey. Er ist Verantwortlicher ePost bei der Klara Business, welche die gesamte App im AuErag der Schweizerischen Post programmiert und betreut.