Kleine und mittlere Firmen sowie öffentliche Einrichtungen leben von der schnellen und sicheren Korrespondenz mit Kunden, Partnern und Lieferanten. Ausgetauscht werden vertrauliche Vertrags- und Finanzdokumente, Angebote und Aufträge. Öffentliche Einrichtungen haben es mit standardisierten Formularen zu tun, die sensible persönliche Informationen beinhalten. Die Integrität und Vertraulichkeit solcher Dokumente bei der Korrespondenz zu schützen, ist das Ziel von Ferrari electronic mit seiner Dokumentenaustauschlösung OfficeMaster Suite.
Vertrauliche Dokumente müssen bei der Übertragung vertraulich bleiben – und das nachweislich. Ist die Übertragung abgeschlossen, wird sie mit einem qualifizierten Sendebericht, der selbst vor Gericht Bestand hat, quittiert. Dafür hat Ferrari electronic den Standard „Next Generation Document Exchange“, kurz NGDX, entwickelt. Er stellt sicher, dass Dokumente rechtskonform und vor Manipulationen geschützt versendet und empfangen werden. Dokumente werden als PDF mehrfach verschlüsselt, sowohl asymmetrisch als auch symmetrisch. In diesem Prozess bleiben alle Eigenschaften des Originaldokuments erhalten: Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen. Aber die Möglichkeiten der OfficeMaster Suite gehen darüber hinaus, denn das Ziel der Lösung ist es auch, die digitale Bearbeitung von Dokumenten in einer Firma oder in der Verwaltung vollständig zu unterstützen.
Digital vom Empfang bis ins Archiv
Das gelingt nur dann, wenn empfangene Dokumente nahtlos in digitale Prozesse eingebunden werden können. Deshalb werden beim Dokumentenaustausch über die OfficeMaster Suite und NGDX auch die Daten und Metadaten eines Dokuments immer mit übertragen. Dokumente, die nicht per NGDX übermittelt wurden, lassen sich per Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung versehen, sodass auch sie digital verarbeitet und gespeichert werden können.
Unified Communications auf einen Blick
Die OfficeMaster Suite gewährleistet nicht nur einen rechtskonformen und sicheren Dokumentenaustausch, die Software bündelt zugleich verschiedene Kommunikationskanäle auf einer Oberfläche. Durch die Integration der Software in gängige E-Mail- und Groupware-Systeme profitieren die Anwender von dem Verfahren zum sicheren Dokumentenaustausch, ohne zusätzliche Tools verwenden zu müssen. Zudem bietet die Übertragung auf Basis der Fax-Technologie den Vorteil, dass rechtsgültige Übermittlungsbestätigungen erzeugt werden. Das ist nach wie vor ein wichtiges Kriterium in der Verwaltung, aber auch in anderen Branchen wie dem Gesundheits- und Finanzwesen, der Logistik und im Lebensmittelhandel. Mit Konnektoren für Microsoft und SAP kann auch aus branchenspezifischen Programmen wie Krankenhausinformationssystemen, Logistiklösungen oder CRM-Programmen eine sichere und rechtsgültige Kommunikation hergestellt werden.
Direkter Versand aus der Groupware
Auch wenn die Kommunikation mit Kunden, Bürgerinnen und Bürgern inzwischen über viele Kanäle läuft, sollten Mitarbeitende nicht ebenso viele Programme nutzen müssen. Es reicht eine Benutzeroberfläche – für Dokumente, E-Mails, Anrufe, Voicemail, SMS oder Faxversand. Das ständige Wechseln zwischen verschiedenen Programmen wird obsolet, denn mit der OfficeMaster Suite ist es möglich, aus jedem E-Mail-Client oder jeder Groupware heraus, Dokumente per NGDX zu übermitteln. Durch die Abwärtskompatibilität kann das Dokument mit jedem Faxgerät oder eben, digital, per NGDX als PDF, empfangen werden.
Einfache firmenweite Installation
Die OfficeMaster Suite ist als Virtual Machine im Azure Marketplace verfügbar oder für die Installation im firmeneigenen Rechenzentrum. Für Unternehmen und ihre IT-Verantwortlichen bietet der Weg in die Cloud zahlreiche Vorteile. Oberstes Gebot für Ferrari electronic war dabei die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards. So ist dafür gesorgt, dass Unternehmen die Hoheit über die Abläufe behalten, auch in der Cloud. Die Daten sind in Deutschland hinterlegt und ihre Übertragung ist verschlüsselt. Die Konfiguration der OfficeMaster Suite in Azure ist schnell abgeschlossen, was im Vergleich zur On-Premises-Lösung einen enormen Zeitvorteil bietet. Neben der raschen Inbetriebnahme ist ein weiterer Vorteil, dass Unternehmen keine eigenen Ressourcen im Rechenzentrum für die Anwendung vorhalten müssen. Die OfficeMaster Suite von Ferrari electronic ist eine Lösung für Unternehmen sowie öffentliche Einrichtungen, die Wert auf einen sicheren und rechtsgültigen Dokumentenaustausch legen. Zugleich entlastet sie Mitarbeitende durch die Bündelung vieler gängiger Kommunikationskanäle auf einer Oberfläche. ■
