Für den Schweizer Cloud-Markt hat eine IDC-Studie im Auftrag von Microsoft ein Wachstum von 22 Prozent bis 2026 prognostiziert. Unternehmen, die bereits auf Cloud-Computing setzen, berichten zu 40 Prozent von Kosteneinsparungen, höherer Agilität und verbesserten Kundenerlebnissen, wie eine Studie von PWC ergab. Das zeigt, dass die schnelle Adaption neuer Lösungen in vielen Fällen direkt über den Geschäftserfolg entscheidet. Besonders bei der Kommunikation gilt: Wer nicht erreichbar ist, den überholt die Konkurrenz. Deshalb im Trend: Unified Communications (UC) aus der Cloud. Die OfficeMaster Suite 8 von Ferrari electronic im Azure Marketplace verbindet die Vorteile von UC mit denen von Cloud-Anwendungen.
Um die Möglichkeiten der verschiedenen digitalen Kommunikationskanäle optimal auszuschöpfen, wurden sie miteinander kombiniert: Unified Communications war geboren. Unabhängig davon, welchen Kanal der Absender nutzt, alle Informationen gehen im Kommunikationszentrum des Empfängers ein, ob Dokumente, E-Mails, Anrufe, Voicemail, SMS oder Faxe. Die Digitalisierung der gesamten Kommunikation sorgt für einheitliche Sicherheitsstandards auf allen Kanälen, sodass die Kommunikation zwischen Absender und Empfänger absolut vertraulich bleibt. Der Zugriff erfolgt dabei über Smartphone, Tablet oder PC, je nachdem, wo der Empfänger kommunizieren möchte.
Unterstützung digitaler Prozesse
Reibungslose Kommunikation und digitale Prozesse sind der Motor erfolgreicher Unternehmen. Sie revolutionieren betriebliche Abläufe, eröffnen neue Wege der Zusammenarbeit und steigern die Produktivität und Effizienz. Ihre Implementierung erfordert aber auch eine sorgfältige Planung und strategische Vorgehensweise. Datenschutz- und Sicherheitsaspekte müssen berücksichtigt werden, um die Integrität und Vertraulichkeit von Dokumenten zu gewährleisten. Um bestehende Geschäftsabläufe zu optimieren und ein verlustfreies Dokumentenmanagement zu gewährleisten, sind insbesondere vollständig digitalisierte Dokumente sowie Systeme für deren manipulationssicheren Austausch gefragt. Dafür benötigen Unternehmen eine UC-Lösung, die einen geschützten und rechtskonformen Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen ermöglicht und sich zugleich mit Dokumentenmanagement- und BPM-Systemen koppeln lässt.
Automatisierung elektronischer Dokumente
Die OfficeMaster Suite 8 des Berliner Herstellers Ferrari electronic bietet umfassende Möglichkeiten der Kommunikation und Automation. Highlight ist dabei der rechtssichere Dokumentenaustausch via Next Generation Document Exchange (NGDX), der die automatisierte Weiterbearbeitung unterstützt bis in ein Dokumenten- oder Business-Process-Management-System hinein. Die Web-API-Komponente öffnet den Zugang zu weiteren Anwendungen von Partnern.
Herzstück der OfficeMaster Suite: NGDX
Der NGDX-Standard stellt einen rechtskonformen, manipulationssicheren Dokumentenaustausch in IP-Umgebungen sicher und überträgt Dokumente als PDF mehrfach verschlüsselt direkt in das E-Mail-Postfach des Empfängers. Um zu verhindern, dass Inhalte mitgelesen oder abgefangen werden, setzt NGDX auf ein Zusammenspiel aus asymmetrischer und symmetrischer Verschlüsselung, die sowohl das Dokument als auch dessen Transportweg absichert. Formatierungen, Farben und selbst hohe Auflösungen des Originaldokuments bleiben erhalten. Entscheidend für vollständig digitale Prozesse ist aber vor allen Dingen, dass die Daten und Metadaten eines Dokuments mit übertragen und im Anschluss automatisiert ausgelesen und verarbeitet werden können. Gehen Dokumente ein, die nicht per NGDX übermittelt wurden, werden diese per Optical Character Recognition (OCR) mit einem Textlayer zur Texterkennung versehen und für die digitale Verarbeitung vorbereitet.
Höchste Sicherheit und Rechtsgültigkeit
Oberstes Gebot für den UC-Pionier Ferrari electronic ist die Einhaltung höchster Sicherheitsstandards. So ist dafür gesorgt, dass der Anwender die Hoheit über die Abläufe behält, auch wenn die OfficeMaster Suite in der Cloud betrieben wird. Der Zugang zum SIP-Trunk erfolgt über eine abgesicherte Telefonie-Anbindung, alle Daten sind in Deutschland hinterlegt und ihre Übertragung verschlüsselt. Die Übertragung basiert auf dem aktuellen Standard der ITU, was den branchenübergreifenden und Geräte-unabhängigen Austausch von Informationen ermöglicht. Insbesondere in Branchen, in denen die rechtsgültige Übermittlung per Fax nach wie vor ein Teil der Kommunikationskette ist, etwa Gesundheits- und Finanzwesen, in der Logistik, im Lebensmittelhandel spielt die OfficeMaster Suite ihre Vorteile aus. Durch die Integration der OfficeMaster Suite in gängige E-Mail-Systeme profitieren die Anwender von der sicheren Kommunikation, ohne zusätzliche Tools verwenden zu müssen. Zudem bietet die Übertragung auf Basis der Fax-Technologie den Vorteil, dass rechtsgültige Übermittlungsbestätigungen erzeugt werden. Mit Konnektoren für Microsoft und SAP lässt sich damit auch aus branchenspezifischen Anwendungsprogrammen wie Krankenhausinformationssystemen (KIS), Logistikprogrammen oder CRM-Systemen eine sichere und rechtsgültige Kommunikation etablieren.
Vorteile von Cloud und UC kombinieren
Mit der Verfügbarkeit der OfficeMaster Suite als Virtual Machine im Azure Marketplace liegt Ferrari electronic im Trend. Für den Endanwender von Unified Communications mag es ziemlich egal sein, ob er seine Nachrichten und Dokumente über das firmeneigene Rechenzentrum oder über die Cloud erhält. Für das Unternehmen und seine IT-Verantwortlichen bietet der Weg in die Cloud jedoch zahlreiche Vorteile. Die Konfiguration der OfficeMaster Suite in Azure ist schnell abgeschlossen, was im Vergleich zur On-Premises-Lösung einen enormen Zeitvorteil bietet. Das Verbinden mit Microsoft 365 (Exchange online) ist mit wenigen Klicks erledigt. Nach Eingabe der IP-Adresse und Anbindung an den SIP-Trunk stehen alle Funktionen zur Verfügung. Neben der schnellen Installation ist ein weiterer Vorteil für Unternehmen, dass sie keine eigenen Ressourcen im Rechenzentrum für die UC-Anwendung vorhalten müssen. Damit entfallen Aufwände für Betrieb, Wartung und Aktualisierung von eigenen UC-Servern.
Erfolgsgarant OfficeMaster Suite
Um nachhaltig erfolgreich und zukunftsfähig zu sein, müssen Unternehmen auf digitale Strategien und Prozesse setzen. Neben einer differenzierten und detailgenauen Planung braucht es dafür innovative Softwarelösungen – im eigenen Rechenzentrum oder in der Cloud –, die sowohl das Management der Dokumente erleichtern, als auch deren manipulationssicheren Austausch sicherstellen. ■
