Unternehmen stehen vor der Herausforderung, immer grössere Mengen an Dokumenten verarbeiten zu müssen. Hierbei unterstützen Retarus Intelligent Capture Services: Sie erfassen automatisiert eingehende Geschäftsdokumente, lassen sich schnell und nahtlos an bestehende Prozesse anbinden und beschleunigen Supply-Chain-Prozesse spürbar.
Lieferprozesse sind heute grösstenteils digitalisiert: vom Online-Bestellformular über die Lagerplanung und Logistik bis hin zur Abrechnung mittels ERP. Auch der Kontakt mit Lieferanten und Kunden erfolgt in der Regel vollautomatisiert per elektronischem Austausch strukturierter Daten (EDI). Doch während die Digitalisierung bei grösseren Unternehmen weit fortgeschritten ist, gilt dies nicht zwangsläufig auch für deren Partner. Unerwünschte Medienbrüche sind die Folge. Denn insbesondere kleinere Unternehmen verfügen häufig nicht über die Möglichkeiten, um Daten per EDI strukturiert an Business-Anwendungen zu übermitteln. Bei der Abwicklung von Aufträgen greifen sie stattdessen häufig auf papiergebundene Bestellvordrucke zurück, die dann per Fax oder E-Mail versendet und aufwändig manuell erfasst werden müssen.
Dies führt zu Prozessverzögerungen und sorgt nicht selten für Erfassungsfehler. Hier kommen die Intelligent Capture Services von Retarus ins Spiel, mit denen sich auch nicht EDI-fähige Lieferanten oder Kunden binnen kürzester Zeit nahtlos an bestehende Prozesse anbinden lassen. Die Cloud Services unterstützen alle gängigen Schnittstellen, ERP-Systeme und Dateiformate. So entstehen für Partner keinerlei Kosten oder systembedingte Einschränkungen.
Retarus Intelligent Capture Services – Vorteile auf einen Blick
- Innovative IDR-Technologie: Unternehmen erreichen maximale Erkennungsraten und minimieren die manuelle Nachbearbeitung.
- Unkomplizierte Integration: Die Services integrieren sich nahtlos in vorhandene System- und Prozesslandschaften.
- Hohe Akzeptanz bei Geschäftspartnern: Nicht EDI-fähige Lieferanten und Kunden lassen sich schnell und unkompliziert an bestehende Prozesse anbinden. Partnern entstehen keine Kosten oder systembedingte Einschränkungen.
- Schneller Cashflow: Deadlines lassen sich auch bei Kapazitätsengpässen einhalten. Aufträge können kurzfristig umgesetzt werden. Daten erscheinen pünktlich im ERP.
- Retarus Enterprise Cloud: Als Teil der Retarus Enterprise Cloud lassen sich die Dienste flexibel skalieren. Investitionen in Hard- und Software sowie Aufwände für Betrieb und Wartung entfallen.
Automatisierte Erfassung erleichtert die manuelle Nachbearbeitung
Die Cloud-Dienste erfassen automatisiert per E-Mail oder Fax eingehende Geschäftsdokumente und machen diese Daten mithilfe einer leistungsstarken Intelligent Document Recognition (IDR), die auf mehreren OCR-Engines basiert und innovative KI-Techniken nutzt, vollständig maschinell lesbar. Ein Stammdaten-Abgleich sowie automatisch lernende Regelwerke und Prüfmechanismen sorgen für äusserst hohe Datenqualität mit einer Erkennungsrate von bis zu 98 Prozent. Falls einzelne Informationen etwa aufgrund unleserlicher Handschriften nicht erkannt werden sollten, werden diese mit einem Sperrvermerk versehen. Das Original-Dokument sendet Retarus dem zuständigen Mitarbeiter automatisiert als PDF zu. Im PDF sind alle nicht erkannten und zu prüfenden Bereiche deutlich hervorgehoben. Für Sachbearbeiter wird die manuelle Nachbearbeitung dadurch deutlich erleichtert, da sie lediglich fehlerhafte Informationen erneut prüfen müssen. Optional übernimmt Retarus die manuelle Nachbearbeitung und bietet dabei eine Erkennungsrate von 100 Prozent.
Minimierter Aufwand bei hoher Kosteneffizienz
Mit den Retarus Intelligent Capture Services erhöhen Unternehmen den Automatisierungsgrad ihrer Geschäftskommunikation und profitieren von einer effizienten Prozessautomatisierung entlang der gesamten Lieferkette. Zudem führt die automatisierte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten zu einem reibungsloseren Cashflow und ermöglicht Kostensenkungen von rund 60 Prozent im Vergleich zur manuellen Auftragsabwicklung. Retarus verarbeitet ausserdem alle Daten in selbst betriebenen, auditierbaren Rechenzentren und erfüllt branchenspezifische Standards, die Anforderungen der DSGVO sowie höchste Compliance-Anforderungen.
