Die meisten Unternehmen nutzen heutzutage Kollaborationslösungen. Teilweise wurden diese Tools in einem Top-Down-Ansatz implementiert. Dadurch leidet oftmals die Akzeptanz. Mit dem modularen Angebot «UCNext» hingegen lässt sich das volle Potenzial von Unified Communications & Collaboration (UCC) ausschöpfen.
Laut Statista haben Unternehmen weltweit ihre Softwareausgaben vor allem bei Kollaborations-Lösungen, Konferenz-Software und Remote-Desktop-Tools erhöht. Allerdings ist es nicht damit getan, nur mehr in diese Konzepte zu investieren. Sogenannte UCC-Lösungen (Unified Communications & Collaboration) entfalten ihr Potenzial erst, wenn sie richtig implementiert werden. Solche Kollaborations-Werkzeuge im Top-Down-Ansatz einzuführen und den Mitarbeitern vorzusetzen, bringt selten den gewünschten Erfolg. Zu den menschlichen Herausforderungen wie fehlender Akzeptanz für neue Prozesse können sich ausserdem technische Herausforderungen gesellen.
Mit UC Next wird die kollaborative Infrastruktur langfristig zum Erfolg
Dazu zählen beispielsweise: fehlende Netzwerkverbindungen, ungenügende Bandbreite, oder Sicherheits- oder Compliance-Bedenken. Deswegen fahren Unternehmen gut damit, UCC-Projekte mit einem professionellen Adoption & Change Management zu kombinieren. Bei dessen Umsetzung helfen Spezialisten wie Software One. Solche Komplettservice-Dienstleister, auch Managed Services Provider (MSP) genannt, arbeiten meist mit einem modularen Ansatz. Damit fahren Firmen oft besser als mit einem All-in-One-Ansatz. Ein modulares Angebot lässt sich zielgerichtet auf die Bedürfnisse zuschneiden und als Kunde zahlt man so nur die Services, die gebraucht werden. «SoftwareOne» bietet mit UC Next ein Support-Modell, das sowohl Soft- als auch Hardware und das Netzwerk betrachtet. Mit dem Zusammenspiel dieser Aspekte und unter Hinzunahme von Drittanbieterlösungen lässt sich die UCC-Infrastruktur langfristig erfolgreich umsetzen.
Advisory, Delivery und Management
Ein Projekt mit UC Next gliedert sich in drei Phasen: Zu Beginn, in der Advisory-Phase, geht es um die Analyse des Ist- und Sollzustands. Als Grundlage dafür dienen die Anforderungen des Anwenders, die vorhandenen Prozesse und Use Cases. In dieser Phase weist der IT-Dienstleister ausserdem auf mögliche Herausforderungen hin. Je nachdem, wie die technische und personelle Situation des Nutzers aussieht, lassen sich Vorhersagen zu zusätzlichen Projektanforderungen treffen. Hat die Belegschaft des Auftraggebers bisher nie mit Kollaborationswerkzeugen gearbeitet, sind wahrscheinlich Schulungen notwendig. Neben den technischen Anforderungen einer UCC-Infrastruktur müssen auch diese „weichen“ Faktoren eingeplant werden. Sind Ist- und Sollzustand bestimmt und die Anforderungen geklärt, wählen der Auftraggeber und der Dienstleister die spezifischen UC-Komponenten aus. In der nächsten Phase folgt die Umsetzung, auch Delivery genannt. Nun liefert Software One die ausgewählten Soft- sowie Hardwarekomponenten und installiert sie. In dieser Phase werden die Prozesse im Auftraggeber-Unternehmen mit den neuen Lösungen in Einklang gebracht. Dabei tun sich Chancen auf, Arbeitsabläufe zu modernisieren und an die sich wandelnden Ansprüche von New Work anzupassen. Denn, während der Corona-Pandemie zeigte sich, dass einige Unternehmen und Institutionen noch nicht bereit für die Digitalisierung ihrer Abläufe waren. Damit sich die Investitionen in ein UCC-Projekt lohnen, sollte es jedoch langfristig geplant werden – und kein blosser Lückenfüller sein, um krisenbedingte Herausforderungen zu überwinden. Der letzte Schritt ist die Verwaltung der neuen Infrastruktur: das Management. Sowohl Software One als Managed Services Provider als auch der Auftraggeber bestimmen Ansprechpartner, die sich bei Support-Anfragen abstimmen. Auf Wunsch des Kunden übernimmt der MSP in dieser Phase ausserdem den Betrieb der UCC-Infrastruktur. Dazu zählt auch das Lifecycle Management.
Von der Software bis zum Management alles aus einer Hand
Unternehmen und Organisationen können mit Services wie UC Next eine kollaborative Infrastruktur über nur eine Anlaufstelle schaffen. Anstatt mit verschiedenen Soft- und Hardwareherstellern in Kontakt zu treten, müssen sie nur einen Dienstleister wie Software One beauftragen. Solch ein Spezialist weiss, welche Anforderungen ein UCC-Projekt mit sich bringt und hat die Erfahrung, diese Anforderungen mit den Kundenbedürfnissen zusammenzubringen. Ausserdem begleitet der Managed Services Provider über alle Phasen – von Advisory bis zum Betrieb der Systeme. Als Auftraggeber müssen Sie beispielsweise für das Lifecycle Management keine zusätzlichen IT-Ressourcen vorhalten.
