Falsche oder unpünktliche Lohnzahlungen sind kein Kavaliersdelikt, sondern schaden dem Ruf des Unternehmens.
Solche Vorkommnisse können in der heutigen Zeit zu unangenehmen Reaktionen bei den Angestellten führen. Einerseits kann es zu nervenaufreibenden Streitigkeiten vor dem Arbeitsgericht und zu Problemen mit den Revisionsstellen kommen, andererseits können sich sogar Loslösegedanken bei geschätzten Mitarbeitenden bilden.
Sicherheitsgefühl vermitteln und Vertrauen schaffen
Nebst dem, dass eine gesetzeskonforme Lohnabrechnung eine Arbeitgeberpflicht ist, tut man dem Unternehmen und sich selbst einen Gefallen, wenn die Lohnzahlungen gesetzeskonform und pünktlich ausgeführt werden. So wird den Angestellten ein Sicherheitsgefühl vermittelt und Vertrauen geschaffen, damit sie selbst auch ihren finanziellen Verpflichtungen (Miete etc.) nachkommen können.
Was sind die Voraussetzungen?
Diverse interne Faktoren sind bei der geforderten Pflichterfüllung zu berücksichtigen:
- Kapazität, Know-how und Zahlenaffinität der HR-Fachabteilung
- Stellvertretungsabdeckung
- Einhaltung Datenschutzgesetze (CH-DSG und EU-DSGVO)
- Interne Security sensitiver Personendaten
Sobald einer dieser Faktoren nicht erfüllt werden kann, ist ein Payroll-Fullservice durch externe Spezialisten als Business Process Outsourcing oder mindestens eine SaaS-Lösung (Selfservice mit externer Stellvertretungsgewähr) via Private Cloud zu empfehlen.
Zusätzliche Mehrwerte durch Full-Service-Ansatz
Man profitiert nicht nur von einer korrekten Schweizer Lohnbuchhaltung, sondern bei Bedarf auch von Entlastung in Bereichen wie Salär-Administration, Kommunikation mit Behörden und Versicherungen, sowie persönlicher Beratung bei Spezialfällen durch HR/Payroll-Fachleute. Daneben muss man sich auch nicht mehr um Software-Updates, User-Management oder Datenarchivierung kümmern.
Payroll-Outsourcing entlastet Riskmanagement
Aufgrund der externen Auslagerung von sensitiven Personendaten und des Payroll-Prozesses wird das Riskmanagement im HR-Bereich vor allem seitens Stellvertretungsgewähr und Datenhaltung wesentlich entlastet.
Kosten eines Payroll-Outsourcings
Bei einem Vollkosten-Vergleich für die Aufwendungen des gesamten Payroll-Prozesses wird ein diesbezügliches Outsourcing weniger Kosten verursachen als eine interne Lösung. Zudem befreit es das Unternehmen von diversen Risiken.
Fazit
Sollte die HR-Abteilung überlastet sein, eine Pensionierung, ein Stellen- oder Softwarewechsel in der Lohnbuchhaltung anstehen und allenfalls eine Auslagerung der sensitiven Personal- und Lohndaten gewünscht sein, sollte man die Möglichkeiten eines Payroll-Outsourcings näher prüfen. ■