Für viele Unternehmen ist Digitalisierung der vermeintlich effizienteste Weg, Dokumente zu archivieren. Ganze Archive werden gescannt und grosse Datenmengen gespeichert. Doch nicht jede Akte muss digital vorliegen, um verfügbar und gesetzeskonform zu bleiben.
Gerade bei langfristig aufzubewahrenden Unterlagen kann professionelle physische Archivierung wirtschaftlicher und sinnvoller sein. Entscheidend sind eine strukturierte Verwaltung sowie garantierte Verfügbarkeit.
Scannen kostet – Nutzen entsteht erst beim Zugriff
Digitalisierung verursacht erhebliche Aufwände. Akten müssen vorbereitet, gescannt, indexiert und kontrolliert werden. Hinzu kommen Anforderungen an Datenqualität, Speicherung und langfristige Verfügbarkeit. Gleichzeitig zeigt die Praxis aber auch, dass der Grossteil archivierter Unterlagen nie wieder benötigt wird. Der bedarfsgerechte Ansatz ist hier die physische Archivierung durch einen spezialisierten Archivierungsdienstleister – anstelle vorsorglicher Massendigitalisierung kompletter Archive. Bei erneutem Bedarf eines bestimmten Dokuments, wird dieses gezielt gescannt und elektronisch übermittelt – schnell und sicher. Der Nutzen entsteht somit erst im Moment des tatsächlichen Zugriffs auf ein archiviertes Dokument. Physische Archivierung und «Scan-on-Demand» ergänzen sich zu einem wirtschaftlichen Hybridmodell. Unternehmen vermeiden unnötige, teure Digitalisierungsprojekte und behalten dennoch Zugang zu ihren Daten.
Strukturiert statt digitalisiert – Verfügbarkeit gewährleistet
Physische Archivierung bedeutet nicht ungeordnete Lagerung in einem Abstellraum. Moderne Archivprozesse basieren auf klar strukturierter Ordnung mit digitaler Verwaltung. Im Lagerhaus eingehende Akten werden erfasst und mit relevanten Informationen in einer Archivierungssoftware registriert. So bleibt nachvollziehbar, welche Dokumente an welchem Archivplatz lagern. Die eindeutige Identifikation erfolgt über ein Barcode-System, für schnelle und zuverlässige Zuordnung – sowie zeitnahe Lokalisierung und Bereitstellung. Die Lieferung angefragter Dokumente erfolgt digital über Scan-on-Demand oder auf Wunsch physisch per Kurier. Für Unternehmen bleibt der Zugriff auf ihre Akten jederzeit gewährleistet. Verfügbarkeit und Auffindbarkeit hängen nicht vom vollständigen Scannen sämtlicher Dokumente ab, sondern von einem professionell organisierten Archivierungsprozess, mit Lieferung auf Abruf.
Sicherheit und Compliance – über den gesamten Lebenszyklus
Relevante Dokumente mit sensiblen Informationen unterliegen hohen Anforderungen an Sicherheit und Nachvollziehbarkeit. Archivierungsdienstleister schaffen die dafür notwendigen Voraussetzungen. Dazu gehören sichere Lagerräume, Schutz vor Feuer- und Wasserschäden, klar geregelte Zutrittskontrollen und Zugriffsrechte, sowie Protokollierung. Die Standards ISO 27001 für Informationssicherheit und ISO 9001 für Qualitätsmanagement geben nachvollziehbare Rahmenbedingungen für die Archivbewirtschaftung.
Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen erfolgt auch die Vernichtung nachvollziehbar und zertifiziert nach Sicherheitsstandards.
Archivierungsdienstleister erlauben Unternehmen, die gesamte Verantwortung für einen Compliance-konformen Archivierungsprozess über den ganzen Dokumentenlebenszyklus auszulagern.
Nicht jedes Dokument muss digitalisiert werden, um sicher verfügbar zu sein. Oft ist die Kombination aus physischer Archivierung mit Digitalisierung bei Bedarf der effizientere und nachhaltigere Weg. ■
